Trong hoạt động xuất khẩu, việc nắm rõ các loại phụ phí khi xuất nhập khẩu là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí và tối ưu lợi nhuận. Theo thống kê từ Hiệp hội Logistics Việt Nam (VLA), 65% doanh nghiệp SMEs gặp khó khăn khi dự toán chi phí xuất khẩu do thiếu hiểu biết về các loại phụ phí xuất nhập khẩu. Nếu không kiểm soát tốt, doanh nghiệp có thể mất 5-15% lợi nhuận vì phí ẩn. Bài viết này cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về các loại phụ phí phổ biến, và chiến lược giảm thiểu chi phí hiệu quả.

Phụ Phí Xuất Khẩu Là Gì? Vì Sao Doanh Nghiệp Cần Quan Tâm?

Phụ phí xuất khẩu là các khoản chi phí bổ sung ngoài cước vận chuyển chính, phát sinh trong quá trình xử lý, vận chuyển và giao nhận hàng hóa. Chúng bao gồm các khoản phí như phí xử lý hàng hóa, phí nhiên liệu, phí mất cân đối container, và nhiều loại phí khác.​

Tác động đến hoạt động xuất khẩu

1. Tăng chi phí tổng thể: Phụ phí có thể chiếm từ 10% đến 30% tổng chi phí vận chuyển, ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm.
2. Khó khăn trong lập kế hoạch tài chính: Việc không dự đoán được các khoản phụ phí có thể dẫn đến sai lệch trong dự toán chi phí và lợi nhuận.
3. Ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh: Chi phí cao làm giảm khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trường quốc tế.

Danh Sách 10+ Loại Phụ Phí Xuất Khẩu Thường Gặp Nhất

1. Nhóm phụ phí cảng & vận hành tại cảng

🔹 Phí THC (Terminal Handling Charge) – Phí xếp dỡ tại cảng

Đây là phí bắt buộc do cảng thu, áp dụng cho hoạt động xếp container lên tàu hoặc dỡ container xuống cảng. Phí THC bao gồm: sử dụng cầu bến, thiết bị nâng hạ, nhân công và quản lý container trong khu vực cảng.

Mẹo tối ưu:

Khi đàm phán điều kiện Incoterms, bạn nên quy định rõ bên nào chịu phí THC tại cảng xếp và cảng dỡ, đặc biệt với các điều kiện nhóm FOB, CFR, CIF để tránh tranh cãi.

🔹 Phí Handling – Phí xử lý hàng hóa

Phí Handling là khoản chi phí mà người gửi hàng hoặc người xuất khẩu phải trả cho hãng tàu hoặc công ty vận tải để xử lý các thủ tục liên quan đến hàng hóa như đóng gói, kiểm đếm, sắp xếp hàng hóa, dán nhãn, niêm phong container...

Mẹo tối ưu:

Nếu doanh nghiệp có kho riêng hoặc năng lực xử lý hàng tốt, nên chủ động thực hiện khâu này để tiết kiệm chi phí thuê ngoài. Đồng thời, chuẩn bị hàng hóa đúng quy cách, đúng tài liệu, sẽ giúp giảm thiểu thời gian và công đoạn xử lý.

🔹 Phí VGM – Phí xác nhận khối lượng container

Theo Công ước SOLAS quốc tế, người gửi hàng phải xác nhận tổng trọng lượng (bao gồm vỏ container và hàng hóa bên trong). Nếu không có xác nhận VGM hợp lệ, container không được xếp lên tàu. Cảng hoặc hãng tàu có thể hỗ trợ cân container và thu phí này.

Mẹo tối ưu:

Doanh nghiệp nên chủ động cân hàng ngay tại nhà máy hoặc đầu tư thiết bị cân được chứng nhận VGM nếu xuất khẩu thường xuyên, giúp tránh lệ thuộc vào đơn vị dịch vụ và tiết kiệm chi phí lâu dài.

2. Nhóm phụ phí của hãng tàu & các tuyến đường vận chuyển

🔹 Phí CFS – Phí xử lý hàng tại kho CFS (với hàng LCL)

Phát sinh khi bạn gửi hàng lẻ (LCL), hàng của nhiều chủ được gom chung trong một container. Phí CFS bao gồm các hoạt động như nhận hàng tại kho CFS, kiểm đếm, phân loại, sắp xếp, và đóng ghép vào container chung.

Mẹo tối ưu:

Nếu lượng hàng thường xuyên lớn, hãy cân nhắc chuyển sang hình thức gửi nguyên container (FCL) để tiết kiệm chi phí CFS, đồng thời đảm bảo an toàn và tránh bị ảnh hưởng bởi hàng hóa của người khác.

🔹 Phí CIC – Phí mất cân đối container

Phụ phí mất cân đối container là khoản phí mà hãng tàu thu thêm (ngoài cước vận chuyển chính) để bù đắp chi phí phát sinh khi phải điều chuyển container rỗng từ khu vực đang dư thừa đến nơi đang thiếu hụt, nhằm đảm bảo có đủ vỏ container phục vụ cho các chuyến hàng.

🔹 Phí BAF – Phụ phí nhiên liệu

Phí BAF là khoản phụ phí được áp dụng để điều chỉnh chi phí do biến động giá nhiên liệu toàn cầu.

Mẹo tối ưu:

Doanh nghiệp nên theo dõi xu hướng giá dầu để chủ động kế hoạch xuất hàng. Trong những thời điểm giá dầu có xu hướng tăng, nên thương lượng hợp đồng trọn gói với forwarder để giữ ổn định chi phí.

🔹 Phí PSS – Phụ phí mùa cao điểm

Phí PSS được áp dụng trong các mùa cao điểm để bù đắp chi phí tăng cao do nhu cầu vận chuyển tăng. Áp dụng vào mùa lễ, cận Tết hoặc khi nhu cầu vận chuyển tăng mạnh.

Mẹo tối ưu:

Chủ động lên kế hoạch sản xuất và booking sớm 3–4 tuần trong mùa cao điểm. Làm việc với nhiều hãng tàu hoặc forwarder để có lựa chọn thay thế nếu một hãng tăng PSS quá cao.

🔹 Phí CAF – Phụ phí tỷ giá

Khi thị trường ngoại hối biến động mạnh, đặc biệt với các tuyến dùng đồng tiền khác USD (ví dụ EUR, JPY), hãng tàu sẽ áp dụng CAF để bù đắp rủi ro tỷ giá. Mức phí này thay đổi hàng tháng hoặc theo chu kỳ quý.

Mẹo tối ưu:

Nếu xuất khẩu dài hạn, bạn có thể đàm phán hợp đồng cước theo mức CAF cố định hoặc “khóa” tỷ giá với ngân hàng để tránh rủi ro tỷ giá tăng đột biến.

3. Nhóm phí chứng từ & khai báo

🔹 Phí DOC – Phí chứng từ

Phí DOC là khoản phí cho việc chuẩn bị và phát hành các chứng từ vận chuyển như vận đơn, invoice, packing list...

Mẹo tối ưu:

Doanh nghiệp nên chuyển sang sử dụng vận đơn điện tử (e-BL) thay vì bản giấy để tiết kiệm chi phí in ấn và chuyển phát. Ngoài ra, việc chuẩn hóa mẫu chứng từ nội bộ giúp giảm sai sót và tránh các khoản phí chỉnh sửa chứng từ.

🔹 Phí AMS – Khai báo tự động cho thị trường Mỹ

Áp dụng cho các lô hàng xuất sang Mỹ. Hãng tàu hoặc forwarder sẽ khai báo trước thông tin hàng hóa (manifest) với Hải quan Mỹ để đảm bảo an ninh hàng hải. Nếu không khai AMS đúng hạn, hàng có thể bị phạt hoặc không được bốc xếp.

Mẹo tối ưu:

Hãy gửi thông tin khai báo cho forwarder sớm và đầy đủ ngay khi đóng hàng xong để tránh phí khai gấp hoặc khai lại. Đồng thời, nên chọn forwarder chuyên tuyến Mỹ để được hỗ trợ tốt hơn.

🔹 Phí ENS – Khai báo trước khi đến EU

Tương tự AMS, ENS áp dụng khi xuất khẩu hàng vào EU. Phí này đảm bảo rằng lô hàng đã được khai báo với cơ quan Hải quan châu Âu để kiểm soát an ninh và quản lý vận chuyển.

4. Nhóm phí kiểm định & kiểm tra đặc thù

🔹 Phí Fumigation – Phí hun trùng

Phí khử trùng là khoản phí cho việc xử lý hàng hóa để tiêu diệt sâu bệnh, thường áp dụng cho các loại hàng dễ mang mầm bệnh hoặc ký sinh như gỗ, nông sản...

Mẹo tối ưu:

Nên sử dụng vật liệu đã qua xử lý hun trùng trước, hoặc hợp tác với nhà cung cấp có chứng nhận quốc tế để rút ngắn quy trình. Tránh việc hàng bị kiểm tra lại ở cảng nhập và phát sinh thêm chi phí.

🔹 Phí kiểm dịch & kiểm tra chất lượng

Áp dụng cho các mặt hàng như nông sản, thực phẩm, hạt, thực vật, động vật, thủy sản… trước khi xuất khẩu. Cơ quan chức năng sẽ kiểm tra tiêu chuẩn vệ sinh an toàn thực phẩm, chất lượng hàng hóa, và yếu tố sinh học như vi khuẩn, dịch bệnh.

Phí này có thể bao gồm nhiều khoản:

1. Lệ phí kiểm dịch thực vật/động vật.
2. Phí xét nghiệm mẫu.
3. Phí cấp chứng thư/chứng nhận chất lượng.

Mẹo tối ưu:

Doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định kỹ thuật/quy chuẩn của từng thị trường xuất khẩu, chuẩn bị đầy đủ chứng từ (COA, test report, nguồn gốc hàng…) và đăng ký kiểm dịch sớm để tránh bị kiểm tra đột xuất, kéo dài thời gian thông quan, làm phát sinh thêm phí lưu bãi và phí DEM.

5. Nhóm phí container & giao nhận

🔹 Phí DEM – Phí lưu container tại cảng

Phí này áp dụng trong giai đoạn sau khi container được dỡ khỏi tàu nhưng chưa được khách hàng kéo ra khỏi cảng, quá thời gian miễn phí mà hãng tàu cho phép.

Thường gặp trong các trường hợp:

1. Làm thủ tục hải quan chậm.
2. Bị kiểm tra hàng hóa (kiểm hóa, kiểm dịch…).
3. Gặp sự cố trong thanh toán, chứng từ hoặc lịch xe lấy hàng.

Mẹo tối ưu:

Doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị chứng từ từ trước khi tàu đến và liên hệ lấy container sớm trong thời gian miễn phí. Nếu biết trước sẽ bị kiểm tra lâu hoặc gặp khó khăn lấy hàng, hãy thương lượng với hãng tàu để mua thêm thời gian miễn phí hoặc kéo container về kho nội địa để tránh phí DEM.

🔹 Phí DET – Phí lưu container ngoài cảng

Khác với DEM, phí DET được tính sau khi container đã được lấy khỏi cảng, nhưng doanh nghiệp không trả vỏ container về đúng hạn. Về cơ bản, bạn đang "mượn" container của hãng tàu, và khi giữ quá lâu, bạn phải trả phí như đang thuê tài sản.

Nguyên nhân thường gặp:

1. Quá trình rút hàng lâu do thiếu nhân lực, thiếu thiết bị.
2. Hàng hóa cần thời gian kiểm tra, xử lý nội bộ tại kho.
3. Gặp sự cố trong vận chuyển hoặc thiếu xe nâng, xe tải.

Mẹo tối ưu:

Nên đẩy nhanh quy trình đóng hàng, tránh để container nằm lâu tại nhà máy/kho. Nếu thường xuyên cần giữ container lâu, có thể đàm phán hợp đồng để tăng thời gian miễn phí DET từ đầu, tránh bị phạt về sau.

🔹 Phí vệ sinh container

Áp dụng khi container bị bẩn, có mùi, hoặc hàng hóa rơi vãi sau khi rút hàng.

Mẹo tối ưu:

Hãy đóng gói hàng thật kỹ, lót pallet và bạt cẩn thận để container luôn sạch. Nếu doanh nghiệp có nhân sự riêng xử lý container, có thể tự vệ sinh trước khi hoàn trả để tránh bị hãng tàu tính thêm phí.

6. Một số phí đặc biệt khác

🔸 Phí Cleaning Fee (Phí vệ sinh container)

🔸 Phí Reefer Monitoring Fee (Phí giám sát container lạnh)

🔸 Phí Seal Fee (Phí niêm chì container)

🔸 Phí Telex Release Fee (Phí điện giao hàng)

🔸 Phí Port Congestion Surcharge (Phí tắc nghẽn cảng)

🔸 Phí Weighing Fee (Phí cân hàng tại cảng)

🔸 Phí Importer Security Filing (Phí khai báo an ninh đi Mỹ cho nhà nhập khẩu)

🔸 Phí ISPS - International Ship and Port Facility Security (Phí an ninh cảng và tàu biển quốc tế)

🔸 Phí Low Sulphur Surcharge (Phụ phí giảm thải lưu huỳnh)

🔸 Phí War Risk Surcharge (Phụ phí vùng chiến sự)

Việc nắm rõ các loại phụ phí khi xuất khẩu không chỉ giúp doanh nghiệp dự toán chính xác chi phí logistics mà còn là nền tảng để đàm phán hiệu quả với đối tác, tối ưu chuỗi cung ứng và bảo vệ lợi nhuận.

Trong bối cảnh ngành xuất nhập khẩu đầy biến động, chi phí vận tải có thể chiếm tới 20–30% tổng giá trị lô hàng, thì hiểu biết về phụ phí chính là lợi thế cạnh tranh.

👉 Hãy chủ động làm việc với forwarder uy tín, rà soát hợp đồng Incoterms, dự phòng chi phí phát sinh và liên tục cập nhật chính sách từ hãng tàu và cảng biển.

Đừng để những khoản phụ phí nhỏ trở thành gánh nặng lớn cho doanh nghiệp của bạn

Nguồn: Cofast Tổng Hợp